Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat)
yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini
sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak.
Mail merge juga dapat digunakan
untuk membuat sertifikat,
label,
dan amplop.
Untuk membuat mail merge terdiri
dari 2 dokumen, yaitu:
- Dokumen Master,
dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
- Data Source,
yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya
nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan
sebagainya.
Pada
tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih
cepat.
Selain itu:
- Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
- Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar
kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah
pengejaan dan sebagainya.
- Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen
Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang
sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan
menyalinnya ke dokumen (data source) baru.
Langkah-langkah membuat mail merge
adalah sebagai berikut:
Tahap
I Membuat Data Source
Buat data source Nama dan Alamat
di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
Tahap
II Membuat Dokumen Master
Buat dokumen master surat di Word
seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan
Data Source dengan Dokumen Master.
Tahap
III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge,
klik Start Mail Merge.
- Selanjutnya kita akan memilih data source.
- Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge,
klik Select Recipients.
- Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen
(Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian
klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
- Pada kotak dialog Select Table, klik lembar
kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data
contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
- Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing
tempatnya.
- Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth.,
kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields,
klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
- Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan
sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <<data field>>.
Tips:
- Di
sini kita dapat mengatur format surat, seperti memberi cetak tebal pada Nama
dan sebagainya.
- Bila
hanya data tertentu saja yang ingin dipilih, lakukan cara berikut:
- Pada
Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Edit
Recipient List.
- Di
kotak dialog Mail Merge Recipients, kosongkan kotak pada daftar
seperti contoh di bawah ini.
- Bila
ada penambahan data baru di Excel, klik nama dokumen pada Data Source
dan klik tombol Refresh. Data yang baru akan ditampilkan di
daftar.
-
- Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults.
Surat akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar
data.
Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults
dan lakukan perubahan yang diinginkan.
Tahap
IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge
Pada tahap ini, klik tombol Finish
& Merge dan pilih:
- Print Documents,
untuk mencetak surat.
Ada 3 pilihan:
- All
untuk mencetak semua surat.
- Current record
untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.
- Isi nomor urut data pada kotak From dan To,
untuk mencetak surat yang dipilih saja.
- Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru.
Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor
urut tertentu).
Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa
menyimpan dokumen baru tersebut.
sumber : computer1001.com